Aufbau eines Project Management Office (PMO)

Einleitung

Die Erwartungen an eine erfolgreiche ERP Einführung sind heute grösser denn je. Die präferierte Lösung muss nicht nur rechtzeitig einsatzbereit sein, sondern auch noch innerhalb des Budgets liegen. Daneben müssen einige weitere Erwartungen erfüllt werden: Die Stakeholder müssen rechtzeitig einbezogen werden, eine gute Kommunikation innerhalb als auch ausserhalb des Projektes ist von grösster Bedeutung, der erwartete Nutzen muss voll ausgeschöpft, End-Anwender gut ausgebildet und Altdaten entsprechend integriert werden. Hinzu kommen in der heutigen Zeit ausserdem die aktuellen Richtlinien der DSGVO, denen das System gerecht werden muss.

Für diese Aufgaben wird in der Regel eine Projektorganisation gebildet, deren Leitungsgremium aus einem Lenkungsausschuss, einer Projektleitung und den Prozessverantwortlichen (Teilprojektleitern) besteht. Neben Mitarbeitern des Kunden ist meist auch der Systemanbieter in allen Ebenen vertreten. So gehören der Projektleitung beispielsweise ein Project Manager des Anbieters wie auch des Kunden an. Die oben genannten Erwartungen liegen dabei meist ausschliesslich auf den Schultern des Letzteren. Werden diesem innerhalb eines Project Management Office sogenannte Topic Experts zur Seite gestellt, kann das gesamte Projekt nicht nur wirtschaftlicher und erfolgreicher durchgeführt werden – auch Risiken werden bedeutend reduziert.

Die Verteilung der Aufgaben und Streuung der Erwartungen trägt massgeblich zum Erfolg grösserer ERP Einführungen bei. Für kleinere Einführungsprojekte mit bis zu 30 Anwendern ist die beschriebene Vorgehensweise oftmals zu bürokratisch.

Inhalt/Hauptteil

Modernes Project Management umfasst in der Regel die folgenden Aufgabenbereiche:

• Projektleitung
• Organizational Change Management (OCM)
• Ergebnisse und Meilensteine
• Project Management Best Practice
• Folgenabschätzung / Rollendefinitionen
• Qualitätsmanagement
• Projekt- und Stakeholder-Kommunikation
• Ausbildung der Anwender
• Partnermanagement
• Planung, Überwachung und Reporting
• Wissens- und Kollaborationsplattform
• Testmanagement
• Risikomanagement
• Finanzcontrolling
• Änderungsmanagement

Die Inhalte der einzelnen, hier genannten Bereiche werden in verschiedenen Beiträgen im Blog der 2BCS AG beschrieben.

Die 2BCS AG ist ein Spezialist im Bereich PMO und hat zahlreiche ERP Einführungen begleitet. In den Projekten waren sämtliche namhafte ERP Anbieter wie SAP, Oracle, Microsoft, IFS, Infor, Abacus, Informing, ProAlpha, Opacc, ABAS, etc. vertreten. Für den Erfolg einer Einführung ist ein starkes Project Management auf Kundenseite von grundlegender Bedeutung. Der Aufbau eines PMO kann hierbei Vieles erleichtern. Im folgenden Blogbeitrag werden drei Best Practices für den Aufbau eines PMO beschrieben. 

Best Practice

Beim Aufbau eines Project Management Office sollten die folgenden drei Best Practices angewendet werden:

• Flexibilität beim Aufbau eines PMO
  Die Bedeutung jedes einzelnen der 15 PMO Aufgabenbereiche variiert von Kunde zu Kunde. Soweit möglich, sollten interne Ressourcen entsprechend der vorhandenen Kompetenzen genutzt werden. Ist beispielsweise kundenseitig ein Finanzcontroller verfügbar, sollte dieser der Topic Expert für diesen Bereich werden. Ein gewisser Grad an Flexibilität ist beim Verteilen der Aufgaben an die Topic Experts des PMO also unbedingt notwendig. Ich persönlich bin der Meinung, dass die folgenden Schritte befolgt werden sollten:
  1. Kundenseitige Priorisierung der 15 PMO Aufgabenbereiche (1=niedrig bis 3=hoch)
  2. Festlegung der benötigten Ressourcen für die einzelnen PMO Aufgabenbereiche (in der Regel zwischen 10 % - 50 % pro Bereich)
  3. Identifikation von verfügbaren internen Ressourcen unter Berücksichtigung der Kompetenzen und Verfügbarkeiten
  4. Verteilung der PMO Aufgabenbereiche an die internen Topic Experts
  5. Benennung eines externen Topic Expert für alle restlichen PMO Aufgabenbereiche
• Die Topic Experts für die einzelnen PMO Aufgabenbereiche zu benennen, hängt von mehreren Faktoren ab, wie der Bedeutung des einzelnen Bereichs, den internen Ressourcen, deren Kompetenzen und Erfahrungen sowie dem Know-How des externen Beraters.
  
  → Best Practice 1: Die Planung und Verteilung der PMO Aufgabenbereiche an die Topic Experts benötigt in der Regel mehrere Anläufe. Erfahrene externe Spezialisten können Bereiche übernehmen, für die intern keine Ressourcen verfügbar sind. Ein PMO sollte nicht mehr als sieben Topic Experts umfassen.
• Wöchentliche Meetings innerhalb des PMO
  Die Aufgabenbereiche des PMO sollten an unterschiedliche Personen verteilt werden, sodass sich jeder Topic Expert voll auf den eigenen Bereich konzentrieren kann. Zwischen allen Beteiligten und deren Aufgaben entstehen natürlich Abhängigkeiten. Als offizieller Leiter des PMO sollte der Project Manager die Topic Experts sowie deren Aktivitäten koordinieren. Er sollte ausserdem auf eine einheitliche Projektkommunikation aller Beteiligten achten. Wir empfehlen hierfür wöchentliche Meetings des PMOs mit dem Project Manager. In diesen werden Eckpunkte der kommenden Projektphasen und -aktivitäten beschlossen, Fortschritte und Abhängigkeiten können diskutiert werden.
  
  → Best Practice 2: Der Project Manager sollte wöchentliche Meetings mit den Topic Experts abhalten. Diese Meetings konzentrieren sich auf drei Bereiche: Erfahrungen aus den vergangenen und geplanten Aktivitäten für die kommenden Wochen sowie ein Forecast für die folgende Projektphase.
• Individuelle Ansprechpartner der Topic Experts
  Die 15 PMO Aufgabenbereiche sind sehr unterschiedlich. In den meisten Fällen ist das PMO der Wegbereiter aller Bereiche. Der Topic Expert bestimmt die Methodik und Vorgehensweise. Er organisiert, bereitet vor, gibt Anweisungen und stellt sicher, dass das Ergebnis stimmt. Die einzelnen Aufgabenschritte werden meist von verschiedenen Personen innerhalb und ausserhalb des Projektteams ausgeführt. Dabei hat es sich für die jeweiligen Topic Experts als hilfreich erwiesen, eine Liste an Ansprechpartnern zu führen, die im entsprechenden Aufgabenbereich mitarbeiten. So entsteht ein guter Überblick über die Verteilung des Arbeitspensums und es gibt keine Kapazitätsengpässe. Die Ansprechpartner innerhalb eines Aufgabenbereiches werden oftmals als Topic Coordinators bezeichnet.
  
  → Best Practice 3: Die verschiedenen Ansprechpartner der Topic Experts festzulegen, bietet einerseits die Möglichkeit des parallelen Arbeitens, andererseits wird eine Überbelastung der Mitarbeiter innerhalb des Projektes vermieden.

Wer ist die 2BCS AG?

Die 2BCS AG ist ein führendes Unternehmen für Business und IT Transformation in der Schweiz. Unseren Kunden können bei ihren digitalen Initiativen voll auf uns und unsere jahrelange Erfahrung zählen. Wir sind Vordenker und unabhängige Experten mit einer Hands-on Mentalität im Bereich der Implementierungen. Zu unseren Kunden zählen nationale und international Industrie- und Handelskunden, die besonderen Wert auf Erfahrungen aus Best Practices und professionellen Support legen. Die 2BCS AG ist ein Spin-Off der HSG mit Standorten in St. Gallen und Zürich.