Erfolgsfaktoren bei der Einführung von IFS

Einleitung

Die Implementierung und Nutzung von Anwendungen ist in der heutigen Geschäftswelt eine Notwendigkeit. Apps ermöglichen Geschäftsprozesse und schaffen Effizienz, Zuverlässigkeit sowie Transparenz. Der heutige Schwerpunkt liegt auf Enterprise Resource Planning (ERP) und speziell IFS Applications. IFS Applications 10 ist unter den führenden Lösungen im mittelständischen industriellen ERP-Markt und wird oft mit S/4 Hana von SAP, Microsoft Dynamics 365 SCM und LN von Infor verglichen. 2BCS AG führt zahlreiche Evaluierungen für mittelständische Industrieunternehmen durch und kennt die Vor- und Nachteile der ERP-Lösungen.

Die Auswahl der IFS-Anwendungen und die Aushandlung eines kommerziellen und rechtlich fundierten Vertrags ist der erste Schritt, bei dem wir Ihnen mit unserem Fachwissen und unseren Referenzen zur Verfügung stehen können. In diesem Blog werde ich mich auf drei Best Practices für den nächsten Schritt, die Implementierung, konzentrieren.

Inhalt

Die Implementierung von IFS Applications unterscheidet sich nicht wesentlich von der Implementierung jeder anderen globalen Geschäftsanwendung. Die allgemeinen Herausforderungen kommen sowohl von innerhalb als auch von ausserhalb der eigenen Organisation. Geschäftsprozesse (veraltete sowie geplante), bestehende und historische Daten, Mitarbeiter, die neue Konzepte und Tools erlernen sollten, neue technische und externe Berater sowie das laufende Geschäft, das weitergeführt werden sollte. In Bezug auf IFS gibt es einige zusätzliche Herausforderungen, wie z.B. die beiden Veränderungen im IFS-Geschäftsmodell (Aufbau eines Netzwerkes und Zentralisierung von Entscheidungen), die sich auf Projekte auswirken, viele neue funktionale IFS-Berater, wenige Solution und Business Architects sowie Techniker, die sich auf einer steilen Lernkurve bezüglich der Cloud-Bereitstellung befinden.

Best Practice

Die folgenden drei Best Practices sollten bei der Durchführung eines IFS-Projekts befolgt werden:

• Scoping-Liste
  Ein gemeinsames Verständnis des Projektumfangs ist für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung. Eine Scoping-Liste (auch bekannt als Business Process Master List BPML) ist eine Liste von Transaktionen, die im Projekt implementiert werden. Diese Liste liegt oft im Excelformat vor, ist nach Prozessen strukturiert und kann mehr als 1.000 Transaktionen (auch Szenarien genannt) umfassen. Diese Liste und einige nicht transaktionsbezogene Themen wie BI sollten vor der Vertragsunterzeichnung vorliegen. Diese Scoping-Liste wird während des Projekts angepasst. Die Scoping-Liste ist die Grundlage für die Erstellung der Konzepte und eines Protyps, die Grundlage für Testläufe, Rollen und Berechtigungen, Schulungen und das Entwicklungsmanagement. Erfahrungen haben gezeigt, dass die Scoping-Liste aktiv verwaltet und bei der Umsetzung des IFS als Tool eingesetzt werden muss.
  
  → Best Practice 1: Die Scoping-Liste ist das wichtigste Tool bei der Umsetzung. Sie muss von den Verhandlungen bis zum Go-Live verstanden und aktiv gemanagt werden.
• Projektleitung
  IFS-Projekte weisen im Vergleich zu anderen Implementierungen eine nachweislich höhere Fluktuation auf. Es gibt viele Gründe, einer davon ist sicherlich der Wechsel des IFS-Geschäftsmodells von einem "implementierenden Softwarehersteller" zu einem "Hersteller mit einem Netzwerk von Implementierern". Veränderungen geschehen überall - die Frage ist, wie man sich als Kunde von IFS entsprechend vorbereitet und reagiert. Jedes IFS-Projekt hat zwei Projektleiter: einen seitens IFS und einen, der vom Kunden gestellt wird. Meine Erfahrung zeigt, dass erfolgreiche ERP-Projekte immer von starken Kundenprojektmanagern (PM) geleitet werden. Der PM des Kunden muss die Verantwortung für den Projektzeitplan, die Ergebnisse, die Ressourcen und die Qualität übernehmen. Er oder sie ist wahrscheinlich auch für das Budget verantwortlich. Die Projektleitung macht den Kunden weniger abhängig von der Berater-Fluktuation und sichert Qualität und Engagement. Folgen Sie nicht wie ein Lemming - übernehmen Sie die Führung.
  
  → Best Practice 2: Führen Sie Ihr IFS-Projekt aus strategischer und operativer Sicht. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektleiter eine Führungsrolle übernimmt.
• Basisdaten und Datenmigration
  Alle ERP-Implementierungen haben eine Datenmigrationskomponente. Erfahrene und geschulte IT-Fachkräfte können Daten problemlos in das IFS migrieren. Kundendaten werden im IFS in Basisdaten, Stammdaten und Transaktionsdaten unterschieden. Die erwähnte Reihenfolge beschreibt die Abfolge und Bedeutung der Daten. Die Stammdaten beziehen sich auf Basisdaten und so weiter. Das Thema Datenmigration wird oft zu spät in das Projekt miteinbezogen. Unsere Erfahrung zeigt erstens, dass es eine verantwortliche Person braucht, die den Datenmigrationsprozess leitet, und zweitens, dass die Bemühungen um die Definition und Implementierung von Daten (insbesondere von Basisdaten) bereits in der Konzeptphase beginnen sollten. IFS bietet wertvolle Tools wie den "Basic Data Tracker".
  
  → Best Practice 3: Warten Sie nicht mit der Definition und Eingabe von Daten. Beginnen Sie frühzeitig, erstellen Sie ein Konzept und definieren Sie eine Person, die die Datenmigrationsaktivitäten leitet und koordiniert.

Wer ist die 2BCS AG?

2BCS AG ist ein führendes Schweizer Unternehmen im Bereich Business- und IT-Transformation. Wir unterstützen die Digitalisierungsvorhaben unserer Kunden durch Vordenkergeist, unabhängiges Fachwissen und praktische Implementierungsunterstützung auf Grundlage jahrzehntelanger Erfahrung. Unsere Kunden sind nationale und internationale Industrie- und Handelsunternehmen, die professionelle Best-Practice-Unterstützung benötigen und erwarten. 2BCS AG ist ein Spin-off der HSG und hat ihren Sitz in St. Gallen und Zürich.