Für ein KMU kann der Austausch einer Business Software aus verschiedenen Gründen angezeigt sein. Im Folgenden erfahren Sie, aus welchen Gründen ein Austausch nötig werden kann und worauf Sie achten sollten, damit eine Neuevaluation erfolgreich ist. 

Die Gründe, die für den Austausch einer Business Software, wie dem ERP- oder dem CRM-System, sprechen, sind vielseitig. Sie lassen sich jedoch in drei Kategorien zusammenfassen: a) die bestehende Lösung ist veraltet, b) die Anforderungen haben sich verändert oder c) die Nutzer sind nicht mehr zufrieden damit.

Drei Hauptgründe, weshalb eine bestehende Lösung ausgetauscht werden sollte

Der erste Fall – die etablierte Lösung ist veraltet –, ist relativ häufig. Eine Software kann schlicht aus Altersgründen überholt sein, möglich ist aber auch, dass sie vom Anbieter nicht mehr unterstützt wird.

Der zweite Fall trifft meist auf Unternehmen zu, die in neue Länder oder Märkte expandieren, stark wachsen oder Veränderungen am Geschäftsmodell vornehmen. Dadurch verändern sich auch die Anforderungen an die Business Software, was oft eine Neuevaluation notwendig macht.

Wenn, wie im dritten Fall, die bestehende Lösung unter den Anwendern an Akzeptanz verliert, sollte dies für Unternehmen ein Anlass sein, sich nach einer neuen Lösung umzusehen. Denn zeitgemässe Software, die etwa bezüglich Usability besser abschneidet als die etablierte, trägt zur Attraktivität eines Arbeitgebers bei – in Zeiten des Fachkräftemangels ein wesentliches Argument.

Häufig liegt allerdings auch eine Kombination von Gründen vor. So kann die primäre Notwendigkeit sein, dass die bestehende Software den Anforderungen nicht mehr genügt, zugleich löst eine Neuanschaffung auch das Problem der mangelnden Akzeptanz unter den Anwendern.

Wichtig: Unternehmen müssen wissen, was sie brauchen

Der Markt für Business Software ist in den vergangenen Jahren förmlich explodiert. Für Unternehmen, die eine Neuanschaffung erwägen, ist dies ist eine Herausforderung. Nebst den klassischen All-in-One-Systemen sind beispielsweise zunehmend spezialisierte Best-of-Breed-Lösungen verfügbar, die nur spezifische Bereiche abdecken.

Entscheidend ist deshalb, dass Unternehmen die eigenen Anforderungen in punkto IT genau kennen. Benötigen Sie ein zentrales All-in-One-System? Oder entspricht ein Grundsystem für die zentralen Unternehmensfunktionen, wie beispielsweise Einkauf, Finanzen und Controlling eher Ihren Bedürfnissen – allenfalls kombiniert mit spezialisierten Softwarelösungen, wie einem Produktionsleitsystem oder Webshops?

Zehn erfolgskritische Aspekte der Software-Evaluation

Abhängig von der Unternehmensgrösse gestaltet sich die Software-Evaluation sehr unterschiedlich. Die folgenden Schritte bilden jedoch die Grundlage für erfolgreiche Abklärungen:

• Schaffen Sie intern ein klares Verständnis für die Digitalisierungsstrategie
• Definieren Sie eindeutige Projektziele
• Achten Sie darauf, alle Stakeholder miteinzubeziehen
• Fokussieren Sie auf unternehmensspezifische Besonderheiten und Wettbewerbsvorteile
• Stellen Sie sicher, dass die Anforderungen genügend definiert sind
• Identifizieren Sie in Frage kommende potenzielle Anbieter und achten Sie auf vergleichbare Angebote
• Planen Sie eine Phase für die Beantwortung von Anbieterfragen ein
• Holen Sie Projektreferenzen der Anbieter ein
• Grenzen Sie den Umfang der Einführung mit dem Anbieter klar ab
• Handeln Sie eine solide vertragliche Basis für das Einführungsprojekt aus

Fazit: Es sind hauptsächlich drei Gründe, die in einem KMU für den Austausch einer Business Software sprechen: die bestehende Lösung ist veraltet, die Anforderungen haben sich geändert oder die Nutzer sind nicht mehr zufrieden. Für die Neuevaluation ist es unerlässlich, dass Unternehmen ihre Bedürfnisse genau kennen, denn das Angebot am Markt ist breit und unübersichtlich.

Über die 2BCS AG

Die 2BCS AG mit Sitz in St. Gallen und Zürich wurde 2006 als unabhängiges, prozessorientiertes Beratungsunternehmen im Bereich Digitalisierung gegründet. Unser Angebot umfasst Digitalisierungsstrategien, Evaluationen im ERP-, CRM- und MES-Umfeld sowie Einführungsdienstleistungen. Mehr als 300 mittelständische Industrie- und Handelsunternehmen in der Schweiz und im Ausland haben bisher unsere Dienste in Anspruch genommen und gemäss der «Neuen Zürcher Zeitung» ist 2BCS die grösste und erfolgreichste unabhängige Evaluations- und Einführungsberatungsfirma der Schweiz. Unser Erfolgsgeheimnis sind kompetente Berater und die Fähigkeit, Wissen, Erfahrungen und Kompetenzen so einzubringen, dass unsere Kunden maximal davon profitieren.