Evaluations-Workshops geniessen bei der Auswahl einer neuen Business-Software einen hohen Stellenwert. Dies sowohl auf der Kundenseite, da die Key-User mit der möglichen neuen Lösung und dem Partner in Berührung kommen als auch auf der Anbieterseite. Denn die Vorstellung hat massgeblichen Anteil an einer Entscheidung für oder gegen den Anbieter und dessen Lösung. Aus diesem Grund möchte ich im folgenden Beitrag auf positive Aspekte eingehen, mit denen Sie als Anbieter im nächsten Workshop punkten können. Andererseits weise ich auf Fallstricke hin, die Sie am besten vermeiden sollten.

So wird Ihr Evaluations-Workshop ein voller Erfolg

Eine gute Vorbereitung ist bereits die halbe Miete – das gilt auch für Evaluations-Workshops. Bereiten Sie Ihre Lösung mit den entsprechenden Kundendaten und Prozessen so auf, dass sich Ihr Kunde direkt darin wiederfindet. Informieren Sie sich zusätzlich über den Kunden und treffen Sie gewisse Annahmen, um bei der Vorstellung der Lösung ein möglichst rundes Bild abzugeben. So zeigen Sie, dass Sie sich aktiv mit den Herausforderungen beschäftigt haben und Ihren Kunden verstehen.

Nach einer guten Vorbereitung liegt es an Ihnen, die Message erfolgreich zu vermitteln. Versuchen Sie, den Termin sympathisch zu gestalten: Erarbeiten Sie eine klare Struktur mit sauberem Timekeeping und einem cleveren Management von Fragen. So vermitteln Sie dem Kunden das Gefühl, dass Sie auch im Projekt den Überblick behalten und sich nicht in Details verlieren.

Trauen Sie sich, Ihr Publikum miteinzubeziehen und bereiten Sie Live-Beispiele vor, um den Workshop aufzulockern. Oftmals ist hier geholfen, wenn Sie einfachere Use Cases aufzeigen. Die Vielschichtigkeit einer neuen Lösung gepaart mit komplexen Prozessen können die Teilnehmenden sonst schnell überfordern.

Das sollten Sie in Ihrem Evaluationsworkshop unbedingt vermeiden

Allen Anwesenden eines Workshops ist bewusst, dass der Anbieter eine grosse Expertise aufweist und die Lösung gut kennt. Nichtsdestotrotz ist es wichtig, auf Augenhöhe mit dem Kunden zu kommunizieren und diesem nicht das Gefühl zu geben, dass es nur eine Wahrheit – und zwar die des Anbieters – gibt. Sollte der Kunde den Anbieter nämlich als überheblich wahrnehmen, ist es sehr schwierig, diesen Eindruck zu revidieren.

Mit der Expertise hängt auch der nächste Punkt zusammen: Verlieren Sie sich nicht in Details. Während eines Workshops taucht eine Vielzahl an Fragen auf. Einige davon gehen sehr tief in die technischen Funktionalitäten. Selbstverständlich könnten Sie an dieser Stelle jedes kleinste Detail zeigen. Oftmals fehlt Ihnen danach jedoch die Zeit, andere, aber grundlegendere Funktionalitäten und Prozesse vorzustellen. Versuchen Sie deswegen auf wichtige Fragen einzugehen, haben Sie aber auch den Mut, detaillierte Fragen abzuweisen. Diese können mit Sicherheit im Nachgang oder einem separaten Termin geklärt werden.

Letztendlich ist es essenziell, dass Sie die vorgegebenen Themen aufzeigen. Beschränken Sie sich auf die im Drehbuch genannten Punkte, um Ihrem Kunden den Vergleich verschiedener Lösungen überhaupt zu ermöglichen. Natürlich dürfen Sie die Highlights Ihrer Lösung zusätzlich vorstellen, solange dies im zeitlichen Rahmen möglich ist.

Auf einen Blick: Die Do’s and Dont’s in Evaluations-Workshops

Do’s:

• Im Rahmen der Vorbereitung
  • Integrieren Sie Kundendaten in Ihre Vorstellung
  • Sammeln Sie Details über den Kunden und gehen Sie gut informiert in den Termin
• Während des Workshops
  • Beziehen Sie Ihr Publikum in Ihre Präsentation ein
  • Zeigen Sie konkrete Beispiele und/oder bringen Sie Use Cases ein
  • Beachten Sie den vorgegeben Zeitrahmen
  • Beantworten Sie offene Fragen direkt oder nehmen diese für einen späteren Zeitpunkt/Termin mit
  • Zeigen Sie, dass Sie sich schon im Vorfeld Gedanken gemacht haben
  • Zeigen Sie einfache Use Cases, um nicht zu komplex zu werden
  • Weniger ist mehr: Zeigen Sie nicht alles, sondern das, was den Kunden wirklich interessiert und ggf. die Highlights Ihrer Lösung als Zusatz

Dont’s:

• Vermeiden Sie Überheblichkeit und kommunizieren Sie auf Augenhöhe
• Halten Sie sich an das Drehbuch Ihres Kunden und sorgen Sie für Vergleichbarkeit
• Verlieren Sie sich nicht in Details, halten Sie die Komplexität gering

Steht Ihr nächster Evaluations-Workshop im Rahmen der Auswahl einer neuen Business-Software in naher Zukunft an? Dann behalten Sie unsere Tipps und Fallstricke unbedingt im Hinterkopf. So können Sie sicherlich im Abschluss optimistisch in die Vertragsverhandlungen gehen.

Über die 2BCS AG

Die 2BCS AG mit Sitz in St. Gallen und Zürich wurde 2006 als unabhängiges, prozessorientiertes Beratungsunternehmen im Bereich Digitalisierung gegründet. Unser Angebot umfasst Digitalisierungsstrategien, Evaluationen im ERP-, CRM- und MES-Umfeld sowie Einführungsdienstleistungen. Mehr als 300 mittelständische Industrie- und Handelsunternehmen in der Schweiz und im Ausland haben unsere Dienste bisher in Anspruch genommen und gemäss der «Neuen Zürcher Zeitung» ist 2BCS die grösste und erfolgreichste unabhängige Evaluations- und Einführungsberatungsfirma der Schweiz. Unser Erfolgsgeheimnis sind kompetente Berater und die Fähigkeit, Wissen, Erfahrungen und Kompetenzen so einzubringen, dass unsere Kunden maximal davon profitieren.