Jährlich erhalten über 2'000 Klienten komplexe, individuelle Dienstleistungen von rund 55 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Basel und Lausanne. Die Sehbehindertenhilfe Basel (SBH) ist das schweizweit anerkannte Kompetenzzentrum für Sehbehinderung im beruflichen Kontext. Das ERPSystem Navision unterstützt dabei alle zentralen Prozesse. Die Version wurde jedoch seit dem Release 5.0 nicht mehr erneuert. Die Neuerungen im Standard versus Upgrade-Aufwand waren zu gross. Die SBH verwendete grösstenteils Branchenmodule eines Implementierungspartners, zu welchen ein Upgrade nur minimalen Mehrwert gebracht hätte. Diese Einschätzung änderte sich mit dem Release NAV 2013. Zwei Faktoren standen im Vordergrund:

• Der Technologie-Gap zwischen Version 5.0 und zukünftigen Versionen wird zu gross (Aufwand für Upgrade, Wartungs-Sicherheit).
• Eine neue Funktionalität in NAV 2013 mit Mehrwert für SBH war nun vorhanden.

Wie geht man ein solches Upgrade-Vorhaben richtig an?

Zusammen mit dem langjährigen Implementierungspartner und 2BCS wurden die notwendigen Projektschritte definiert und Abhängigkeiten identifiziert. Nebst den klassischen Schritten eines reinen Upgrades kam bei SBH eine weitere Dimension dazu: neue, über die Jahre "angestaute" Anforderungen an das System.

 "Überlegtes Vorgehen bei IT-Projekten ist für uns selbstverständlich und notwendig. Wir können uns keine grossen Fehlentscheide leisten." Stefan Kaune, Geschäftsführer 

Die Chance sollte genutzt werden: Neben dem reinen technischen Upgrade sollten das Potential des neuen Releases auch inhaltlich voll ausgeschöpft sowie gänzlich neue Anforderungen umgesetzt werden. Es galt also, in diesem Projekt drei Elemente im Griff zu behalten:

• Technisches Upgrade auf neustes Release
• Nutzung neuer Standard-Funktionalität
• Umsetzung Neuerungen ausserhalb Standard

Konkret wurde als erster Schritt zusammen mit 2BCS eine Anforderungsanalyse inklusive Priorisierung durchgeführt. Dies ermöglichte es dem Implementierungspartner, eine detaillierte Aufwandschätzung und Ressourcenplanung für das gesamte Projekt durchzuführen. Somit war für SBH bereits ein zentrales Element erfüllt: Risiko-Absicherung bezüglich Kosten und Zeitplan.

Die neuen Anforderungen wurden klassifiziert: Abdeckung durch den neuen Standard oder individuelle Umsetzung. Entsprechend konnten die Arbeitspakete priorisiert und geplant werden. Zentral war dabei, dass intern die notwendigen Ressourcen für Tests und Schulungen bereitgestellt wurden. Das Projekt bekam mit dieser Ausgangslage den Charakter eines richtigen Einführungsprojektes. Dies darf bezüglich Anforderungen an die internen Ressourcen nicht unterschätzt werden.

Erfolgsfaktor #1: Gesamtkonzept, aber schrittweise Umsetzung

Im Projekt hat sich eines klar gezeigt: Das Potential eines neuen Release mit bedeutenden Neuerungen ist meist grösser als zu Beginn abschätzbar. Konkret konnten in diesem Projekt am Schluss mehr Anforderungen über den neuen, reinen Standard hinaus abgedeckt werden. Eine schrittweise Einführung (zuerst Standard aufsetzen, Notwendigkeit der Anpassung verifizieren) ist deshalb zielführend. Gleichzeitig schützt eine Gesamtplanung vor Überraschungen und ermöglicht eine vorausschauende Ressourcenplanung.

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