Interview mit Jürg Oetliker Leiter Applikation, Insys Industriesysteme AG

Martin Brogli: "Lieber Jürg, die Insys war in den letzten Jahren stark unter Druck. Durch den hohen Exportanteil und die aggressiven Mitbewerber musste sich die Insys einiges einfallen lassen, um im Markt zu bleiben. Standardisierung der Produkte, Personalabbau, Wechsel in der GL und zuletzt ein neuer Eigentümer und Geschäftsführer sind einige der durchgeführten Massnahmen. Wie geht es der Insys heute?"

Jürg Oetliker: "Durch stetige Verbesserung unserer Prozesse passen wir uns neuen Rahmenbedingungen immer wieder an. Durch eine offene und ehrliche Kommunikation mit unseren Kunden und Partnern gelingt es uns, langjährige, partnerschaftliche Geschäftsbeziehungen zu pflegen. Nicht zuletzt dank der weitreichenden Verknüpfung unseres neuen Geschäftsführers in die Automationswelt und unsere gesunde finanzielle Basis blicken wir optimistisch in die Zukunft."

Martin Brogli: "In dieser schwierigen Zeit hat die Insys ihr ERP-System im Rahmen einer Evaluation überprüft und ebenfalls erneuert. Wieso zu diesem Zeitpunkt?"

Jürg Oetliker: "Im Rahmen eines Effizienzsteigerungsprogrammes sind wir auf unsere EDV Systeme gestossen. Viele Unterbrüche im Datenfluss und Schnittstellen zu Einzelsystemen erschienen uns als ineffizient. Gerade die schwierige Zeit hat uns dazu gezwungen auf allen Ebenen besser zu werden. Unsere IT Landschaft war geprägt von fünf autonomen Einzelsystemen und vielen manuellen Schnittstellen. Es sollten redundante Daten verhindert, Prozesse (z.B. Service) besser abgebildet und unterstützt, das Reporting vereinfacht und die Ressourcenauslastung über die gesamte Firma sichtbar gemacht werden."

Martin Brogli: "Jürg, Insys ist ingenieur-lastig. Die Ziele und Nutzen der ERP/PDM-Einführung wurden vorgängig durch die Teamleiter quantifiziert. Wie hat Insys diese Ziele definiert und welcher Nutzen wurde erwartet?"

Jürg Oetliker: "Aus den Prozessanalysen zur Effizienzsteigerung haben wir alle ineffizienten Tätigkeiten, welche mit IT-Systemen eliminiert werden können, zusammengetragen. Bei uns lokalisierten wir die grössten Potentiale in der Beschaffung, der Konstruktion und dem Finanz- und Rechnungswesen. Wir haben einen jährlichen, sehr vorsichtig geschätzten Nutzeneffekt von 200'000 bis 300'000 Fr. ermittelt. Auf eine Quantifizierung von qualitativen Effekten wie Transparenz, Handling etc. haben wir verzichtet."

Martin Brogli: "Sind auch die persönlichen Ziele der Projektbeteiligten mit diesen Zielen (Projektkosten und Projektnutzen) verknüpft worden?

Jürg Oetliker: "Ja, zum Teil. Grosses Gewicht wurde auf die Termineinhaltung des Einführungsprojekts gelegt. Der Projektleiter und ich als Sponsor hatten persönliche Termin- und Budgetziele. Beide Ziele wurden erreicht. Nutzenziele wurden anfänglich identifiziert (siehe Frage vorher) - leider wurde die Realisierung der Nutzenziele nicht an spezifische Personen übertragen."

Martin Brogli: "Die ERP-Einführung wurde in Wellen durchgeführt. Welche Logik stand hinter der Wellen?"

Jürg Oetliker: "Da eine ERP-Einführung oft neben dem Tagesgeschäft steht, wollten wir einer Überlastung der Projektbeteiligten vorbeugen. Ziel war, dass kein Kunde aufgrund unserer Umstellung auf etwas warten musste. Da wir keinen ERP Erfahrungshintergrund hatten, konnten wir mit diesem Vorgehen unsere Mitarbeiter schrittweise in die neue Welt führen."

Martin Brogli: "Aus den Projektaufzeichnungen ist ein grosser, nicht geplanter Aufwand für die Datenbereinigung in der Konstruktion sichtbar. Hier sind mehrere hundert Stunden investiert worden. Was wären die Konsequenzen aus Sicht des Projektnutzen, wenn diese Zeit nicht investiert worden wäre?"

Jürg Oetliker: "Die Durchgängigkeit der in der Konstruktion erarbeiteten Artikeldaten (PDM) in den Artikelstamm im ERP war der Hauptnutzen für den Beschaffungsprozess. Viele Artikel werden bei uns nur einmal beschafft. Somit ist die Verknüpfung dieser Daten unerlässlich. Zudem wollen wir im neuen System nur gepflegte Daten verwalten. Dies hat zum entsprechenden Bereinigungsaufwand geführt. Ohne die Datenbereinigung hätten wir auf Nutzenpotentiale verzichten müssen. Jährlich erstellen wir ca. 2000 Artikel. Voraussetzung für die Artikel-Durchgängigkeit sind saubere Stammdaten. Ohne die Datenbereinigung und Schnittstellen müssten wir ca. ½ Mitarbeiter nur für die Artikel-Übertragung beschäftigen."

Martin Brogli: "Jürg, die ERP-Einführung ist abgeschlossen. Vor einigen Monaten gab es die Abnahme und Schlussessen. Sind die Ziele die am Anfang des Projektes definiert wurden, erreicht worden?"

Jürg Oetliker: "Ich bin überzeugt, dass wir die Ziele weitgehend erreicht haben. Deren konkrete Messung ist schwierig, da wir uns im Einzelprojektgeschäft bewegen. Zudem ist der Beobachtungszeitraum noch kurz. Sicherlich hat auch bei uns mit der Umsetzung eine gewisse Ernüchterung stattgefunden. Insbesondere mit Spezialfällen und Daten aus der Vergangenheit (z.B. 2-D Daten der Konstruktion) tun wir uns eher schwer."

Martin Brogli: "Welche Ziele sind nicht erreicht worden? Woran liegt es?"

Jürg Oetliker: "Die einheitliche Planung der Mitarbeiter im System ist noch nicht implementiert. Hier wurden unsere Anliegen nicht richtig verstanden oder zu viel vom Anbieter versprochen. Auch beim DMS werden wir noch Verbesserungen anbringen müssen, hier hätten wir mehr Beratungsunterstützung gebraucht."

Martin Brogli: "Was würdest Du heute anders machen, wenn Du nochmals vor der Implementierung stehen würdest, um den definierten Nutzen zu realisieren?"

Jürg Oetliker: "Ich würde zwei Sachen anders machen. Erstens die Wellen anders definieren. Vorab die CAD-Version nachrüsten, dann das PDM einführen. Erst dann würde ich das Thema ERP in Angriff nehmen und zu guter Letzt würde ich das DMS einführen. Das wäre sicherlich effizienter gewesen. Zweitens würde ich direkt nach dem Go-Live ein Nutzenrealisierungsprojekt starten. In diesem Projekt würde ich die Linien-Verantwortlichen (und somit Nutzen-Verantwortlichen) in die Pflicht nehmen, den im Business Case prognostizierten Nutzen zu realisieren.

Martin Brogli: "Eine Welt ohne ERP/ICT/Datenbanken wäre für mich..."

Jürg Oetliker: "....ein Schritt zurück!"

Martin Brogli: "Zu guter Letzt eine persönliche Frage: Was machst Du als Ausgleich zur Arbeit in der Freizeit?"

Jürg Oetliker: "Neben der Familie ist das Mountainbike meine grosse Leidenschaft. Auf meinem Bike kann ich super abschalten, die Natur geniessen und mich auch körperlich an meine Grenzen bringen..."

Martin Brogli: "Herzlichen Dank für das Gespräch."