User-Schulung vor Go-Live, ohne Chaos!

Die Key- und End-User-Schulungen sind heute fester Bestandteil jedes Software-Einführungsprojektes. Alle Themen rund um die Ausbildung der User am System sollte in einem Schulungskonzept geregelt werden. Der Erfolgsbeitrag einer sorgfältigen Ausbildung der User, häufig mit dem Train-the-Trainer Konzept (zuerst werden die Key-User ausgebildet, welche dann ihrerseits als interne Trainer die End-User schulen) ist erheblich. Nicht selten steht und fällt die Akzeptanz der neu eingeführten Lösung mit der Qualität der Schulungen.

Nebst guten, motivierten Key-Usern als Trainer gibt es eine weitere zentrale Komponente im Schulungskonzept: die Schulungsplanung. Diese sollte so früh wie möglich in der Projektplanung berücksichtigt und vorbereitet werden. Eine schlechte Planung...

• ...führt zu überproportional grossem Korrekturaufwand ("FeuerwehrÜbungen") und Unzufriedenheit bei den Endusern aufgrund von (un)nötigen Terminverschiebungen
• ...beeinträchtigt die inhaltliche Qualität der Schulungen und somit den erfolgreichen Go-Live.

Schulungsplanung - Stolpersteine in der Praxis

Die Planung wird häufig unterschätzt. Je nach Anzahl betroffener Prozesse, Organisationseinheiten, Mitarbeiter, Unternehmensstandorte, Arbeitszeitmodelle; Sprachen etc. kann die Planung sehr komplex und aufwändig werden. Zusätzlich müssen Abhängigkeiten zwischen Schulungsinhalten (und damit den entsprechenden Kursen) sowie der jeweiligen Rollen der Mitarbeiter im Unternehmen sichergestellt werden. Nur so wird eine genügende Qualität der Ausbildung erreicht.

Der 2BCS Ansatz

Das Schulungskonzept muss die Bedingungen und Ziele der Schulungen klar definieren. User müssen rollengerecht - in optimaler Reihenfolge - zum optimalen Zeitpunkt - mit Dokumenten und Beispielen geschult werden.

Zur Sicherstellung einer effizienten Schulungsplanung setzt 2BCS dabei auf einen Tool-basierten Ansatz.

Folgende Komponenten können dabei erfasst und verknüpft werden:

• Grunddaten: Mitarbeiter, Rollen, Sprachen, Trainer, Schulungsmodule, Standorte, Räume inkl. Kapazität, zeitliche Verfügbarkeiten, Abhängigkeiten zwischen Modulen und Rollen
• Grobplanung: errechnetes Mengengerüst pro Modul zur Bestimmung des Kurs-Angebots, Verteilung Klassen auf Schulungszeitraum inkl. Konfliktprüfung von Ressourcen (Räume, Trainer, etc.)
• Feinplanung und Kommunikation: Zuteilung der Mitarbeiter auf die Klassen unter Berücksichtigung von Restriktionen und Konfliktprüfung, Kommunikation der Trainingspläne an die User per Mail)
• Controlling (Anwesenheitscontrolling und Online-Teilnehmerfeedback inkl. Auswertungen)

Die Erfahrung aus unseren Projekten zeigt, dass sich der Planungsaufwand mehrfach lohnt. Die User erhalten ein auf ihre Bedürfnisse massgeschneidertes Schulungsprogramm bei einer gesamthaft zeitlich und räumlich optimierten Auslastung der Trainer und Räume. Die Schulungsphase wird so planbar und kann am Ende den Unterschied ausmachen für einen erfolgreichen Go-Live.

Mehr erfahren?

Sie führen gerade eine neue Geschäftsapplikation ein und wollen die Schulungen rechtzeitig planen? Gerne zeigen wir Ihnen in einem unverbindlichen Gespräch weitere Details aus durchgeführten Projekten.