Multinationale ERP Implementierungen: Herausforderungen & Lösungen

Die Einführung eines einheitlichen ERP-Systems für verschiedene Unternehmensstandorte weltweit gehört zu den spannendsten, aber auch anspruchsvollsten Aufgaben im Bereich der Digitalisierung. Unterschiedliche Rechtssysteme, Prozesse und Kulturen prallen aufeinander und erfordern ein hohes Mass an Koordination und Harmonisierung. In diesem Blogartikel erfahren Sie, welche typischen Fallstricke bei multinationalen ERP-Einführungen lauern und welche Lösungsansätze sich in der Praxis bewährt haben.

Lokale Anforderungen frühzeitig erkennen

Die Einhaltung länderspezifischer Gesetze und regulatorischer Vorgaben ist ein zentrales Thema bei multinationalen ERP-Implementierungen. So haben viele Länder eigene Steuervorschriften und Meldepflichten. Häufig zitierte Beispiele sind das komplexe Nota-Fiscal-System in Brasilien oder das «Golden Tax»-System in China, bei dem Unternehmen offizielle Steuerdokumente (Fapiaos) über eine staatlich zertifizierte Software erstellen müssen.

Stellt man zu spät fest, dass jedes Land eigene Regelungen hat – etwa im Steuer-, Rechnungs- oder Personalwesen –, kann dies zu erheblichen Projektverzögerungen führen.

Identifizieren Sie die lokalen Anforderungen jedes Standorts bereits in der Planungsphase (z. B. in Workshops) und berücksichtigen Sie diese im ERP-Konzept. Der Beizug von lokalen Beratern oder Fachexperten hilft Ihnen dabei, die rechtlichen und kulturellen Aspekte korrekt zu integrieren.

Change Management: Akzeptanz in allen Ländern schaffen

Nichts ist so beständig wie der Wandel – doch gerade bei weitreichenden Veränderungen wie einer ERP-Einführung ist Widerstand oft die Norm. Dies gilt umso mehr, wenn verschiedene Länder involviert sind, in denen kulturelle Unterschiede und etablierte Prozesse vorherrschen.

Mitarbeitende fühlen sich schnell «überfahren», wenn sie das Gefühl haben, dass Prozesse ohne ihre Zustimmung verändert werden. Gerade in multinationalen Projekten ist es wichtig, alle Beteiligten standortübergreifend abzuholen.

Erfolgreiches Change Management beginnt mit einer offenen, regelmässigen Kommunikation. Alle Standorte sollten frühzeitig einbezogen werden. Workshops, Schulungen und kontinuierliche Feedbackschleifen tragen zur Akzeptanz bei. Zudem empfiehlt es sich, «Change Agents» oder «Key User» zu benennen, die an den jeweiligen Standorten als Multiplikatoren wirken.

Prozessharmonisierung

Eine der grössten Tücken bei multinationalen ERP-Projekten ist die Harmonisierung von historisch gewachsenen Prozessen, die in jedem Land unterschiedlich und tief in der lokalen Unternehmenskultur verankert sind. Unterschiede in Finanz- und Produktionsprozessen, lokale Rechnungslegungsvorschriften und kulturelle Präferenzen führen oft zu Widersprüchen im Projekt.

Daher ist es unerlässlich, ein gemeinsames Ziel für globale Standards zu definieren, das als klare Leitlinie für die Vereinheitlichung dient. Ein bewährter Ansatz sind Workshops mit Fachexperten aus allen beteiligten Ländern, in denen Prozesse analysiert und Best Practices zusammengeführt werden. Sie können den Wissensaustausch fördern und das Verständnis für regionale Unterschiede vertiefen.

Wichtig ist auch die Balance zwischen Standardisierung und Anpassung. Standardisierte Prozesse und Systeme verbessern die Effizienz und Skalierbarkeit, während lokale Anpassungen notwendig sind, um spezifische Gegebenheiten zu berücksichtigen. Dieser flexible Ansatz ermöglicht es, sowohl globalen als auch regionalen Anforderungen gerecht zu werden.

Kommunikation: länderübergreifend koordinieren

Unterschiede in Sprache, Mentalität und Erwartungshaltung können während eines Projekts schnell zu Missverständnissen führen, die nicht nur den Arbeitsfluss stören, sondern auch Verzögerungen im gesamten Projekt verursachen. Um dem entgegenzuwirken, ist es entscheidend, von Anfang an klare Kommunikationspläne zu etablieren. Diese Pläne sollten nicht nur die genutzten Kanäle, sondern auch die zuständigen Ansprechpartner und klar definierte Eskalationswege umfassen.

Ein weiterer wichtiger Baustein sind interkulturelle Schulungen oder die Durchführung von Awareness-Workshops für alle Projektbeteiligten. Dadurch wird das Bewusstsein für kulturelle Unterschiede geschärft und die Zusammenarbeit gefördert. Zudem sind regelmässige Status-Meetings auf allen Ebenen unerlässlich. Sie schaffen die Möglichkeit, Informationen transparent und frühzeitig zu teilen und potenzielle Probleme proaktiv anzugehen.

Lokales Management als Erfolgsfaktor

Lokale Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle als Bindeglied zwischen der globalen Projektleitung und den lokalen Teams. Sie tragen massgeblich zur erfolgreichen Umsetzung neuer Prozesse bei. Ohne die Unterstützung der lokalen Entscheidungsträger kann die Akzeptanz des Projekts bei den Mitarbeitenden schnell sinken.

Die Lösung liegt darin, diese Führungskräfte frühzeitig in die Konzeptionsphase einzubeziehen. Indem sie Verantwortung für Teilprojekte übernehmen und eine aktive Rolle als «Change Agents» einnehmen, treiben sie den Wandel voran. Klar definierte Rollen und Entscheidungskompetenzen ermöglichen es, Aufgaben sowohl zentral als auch dezentral zu steuern und so eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.

Weitere Herausforderungen bei globalen ERP-Projekten

Neben den genannten Kernpunkten gibt es eine Reihe weiterer Themen, denen bei multinationalen ERP-Implementierungen besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte:

• Budget & Ressourcen: Ein globaler Roll-out erfordert ausreichend personelle und finanzielle Mittel für länderübergreifende Workshops und Schulungen.
• Datenmigration: Altdaten sind in jedem Land oft in unterschiedlichen Systemen und Formaten gespeichert, was eine einheitliche Datenübernahme erschwert.
• Projektcontrolling: Eine fein abgestimmte Erfolgsmessung und Fortschrittskontrolle ist auf multinationaler Ebene besonders wichtig.

Fazit

Eine globale ERP-Implementierung erfordert eine gründliche Vorbereitung und eine präzise Steuerung. Rechtliche und steuerliche Vorschriften variieren von Land zu Land und müssen ebenso berücksichtigt werden wie kulturelle Aspekte und Prozessunterschiede. Klare Projektstrukturen, eine transparente Kommunikation und ein robustes Change Management sichern den Erfolg – und am Ende profitieren alle Standorte von einem zentralen, leistungsfähigen ERP-System, das globale Prozesse harmonisiert und wertvolle Synergien schafft.

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Wer ist die 2BCS AG?

Die 2BCS AG ist ein führendes Schweizer Unternehmen für Business- und IT-Transformation. Wir unterstützen die digitalen Initiativen unserer Kunden durch Vordenkertum, unabhängige Expertise und praxisnahe Umsetzungsbegleitung auf der Basis langjähriger Erfahrung. Die 2BCS AG hat zahlreiche ERP-Implementierungen in Europa und weltweit begleitet. Unsere Kunden sind nationale und internationale Industrie- und Handelsunternehmen, die eine professionelle Begleitung und Best Practices fordern und erwarten. Die 2BCS AG ist ein Spin-off der HSG und hat ihren Sitz in St. Gallen und Zürich.