Phase 0 vs. Discovery Phase

Die 2BCS AG führt jährlich ca. 25 ERP-Evaluationsprojekte durch. Bei den 2BCS Best Practice Evaluationen definieren die Kunden zunächst ihre Anforderungen an die zukünftigen Prozesse, Systeme, Partner und das Implementierungsprojekt. Anschliessend finden 2BCS und Kunde gemeinsam das richtige Produkt und den richtigen Implementierer.

Der Fokus dieser Aufgaben liegt in der Prüfung, ob (und wie) der Partner die Anforderungen erfüllen kann, und zu welchen Kosten. Am Ende der Evaluation wird ein Favorit erkoren und die Vertragsverhandlungen werden durchgeführt.

Bei den Vertragsverhandlungen wird spätestens zum ersten Mal konkret über die Aufgaben, Mitwirkungspflichten und Verantwortlichkeiten des Kunden gesprochen. Diese Konkretisierung der Kundenaufgaben haben ihre Berechtigung, da sie für den gesamtheitlichen Erfolg des Vorhabens wichtig sind. Der Partner erwartet, dass der Kunde seinen Beitrag leistet. Ohne Kunde wird ein Projekt nie erfolgreich.

Von welchen Projekterwartungen sprechen wir?

• Vom Kunden wird erwartet, dass Entscheidungen zu Projektbelangen schnell gemacht werden können.
• Vom Kunden wird erwartet, dass genügend gut ausgebildeten Key-user und Prozessowner zur Verfügung stehen.
• Vom Kunden wird erwartet, dass er seine «Soll-Prozesse» kennt.
• Vom Kunden wird erwartet, dass er in der Lage ist, seine Altdaten zu bereinigen und aus dem Altsystem zu exportieren.
• Vom Kunden wird oft erwartet, dass am ERP-Standard gehalten wird und die Prozesse an den Standard angepasst werden.
• Vom Kunden wird erwartet, dass er das Change Management organisiert und aktiv betriebt.

Diese Erwartungen werden in der RACI (Verantwortlichkeitsmatrix) als Kundenverantwortungen schriftlich hinterlegt. Falls der Kunde seine Verantwortungen nicht nachkommt, führt das oft zu einer Abmahnung und/oder Change Request und möglicherweise zu Termin- und Budgetprobleme.

Für die Beantwortung der oben genannten Fragen gibt es aus Kundensicht zwei Alternativen: vor Projektbeginn (die sog. Phase 0) oder gemeinsam mit dem Implementierer nach Projektbeginn (in der sog. Discovery Phase).

Für den Implementierer ist die Discovery Phase (anstelle der Phase 0) viel interessanter. Der Einführungsvertrag ist unterschieben, die Berater sind auf dem Projekt, seine Dienstleistungen werden vergütet, die Subscriptions-Kosten laufen und der Kunde ist «locked in».

Die 2BCS sieht Nachteile für die Kunden in diesem Vorgehen, insbesondere wichtige Entscheidungen unter Zeit- und Kostendruck zu fällen (Subscriptions-Kosten fallen an, Berater warten, das interne Team ist bereit, etc.).

Als Alternative bietet sich die Phase 0 an. Sie findet statt, bevor ein Vertrag zwischen Kunde und Partner abgeschlossen wird, also zwischen Evaluation und Implementation: Der zukünftige Partner ist bereits identifiziert, jedoch noch nicht beauftragt. In der Phase 0 steht der Kunde noch nicht unter Druck und hat die Möglichkeit, sich in Ruhe mit den Schlüsselthemen auseinanderzusetzen. Gemeinsam mit dem potenziellen Partner lassen sich offene Fragen klären, Erwartungen präzisieren und wichtige Grundlagen für die Zusammenarbeit schaffen. So können bereits vor Projektbeginn viele Risiken erkannt und reduziert werden.

Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass die Phase 0 der richtige Weg ist. Gerne geben wir unsere Erfahrungen, aber auch Konzepte und Templates weiter.

Wer ist die 2BCS AG

Die 2BCS AG ist eine schweizerische Beratungsgesellschaft welches sich auf die Business Transformation bei mittelständischen Industrie- und Handelsgesellschaften spezialisiert hat. Die 2BCS AG unterstützt jährlich ca. 40 Kunden bei ihren Transformationen. Oft beinhalten diese Transformationen ERP und CRM Evaluationen und Einführungen und benötigen begleitende Change Management Aktivitäten.