Phase 0

Verzögerungen und Kostenüberschreitungen bei ERP und CRM-Projekten lassen sich oft auf Mängel in der Vorbereitung zurückführen. Die 2BCS schlägt vor, eine Phase «0» zwischen der Evaluation und der Einführung einzuführen um die häufigsten Ursachen von Verzögerungen und Kostenüberschreitungen zu lösen.

Einige Beobachtungen aus Evaluationen und Einführungen

Die 2BCS AG ist Spezialistin auf ERP und CRM-Evaluationen und Einführungsunterstützungen für mittelständische Industrie- und Handelskunden in Europa. In den letzten 20 Jahren wurden über 200 Evaluationen und Einführungen unterstützt.

Wenn ich eine Minute innehalte und auf die Probleme und deren Ursachen während den letzten Einführungen nachdenke, komme ich auf folgende unvollständige Liste:

Die notwendigen kundenseitigen Ressourcen sind nicht in ausreichendem Masse bereitgestellt worden
Die Einschränkungen beim Public Cloud-Ansatz waren zu wenig gut ausgearbeitet und der Kunde war auf diese Veränderungen nicht vorbereitet
«Clean Core» und «Prozessstandardisierung» sagen viele sehr schnell. Die effektiven Konsequenzen in den Prozessen waren zu wenig gut durchgedacht
Die Projektaufgaben und -Verantwortungen der Unternehmensleitung (z.B. bezüglich Change Management) war nicht klar kommuniziert
Die Herausforderungen bei der Stammdatenbereinigung und -konsolidierung sind massiv unterstützt und viel zu spät in Angriff genommen worden

Die Auswirkungen dieser Probleme in der Einführung sind einfach zu beschreiben: in der Regel fehlt Zeit, um diese Probleme zu lösen. Fehlende Zeit führt im besten Fall zu Verzögerungen und im schlimmsten Fall, nebst den Verzögerungen zu falschen Entscheidungen oder Unterlassungen. Am Ende vom Tag sind die Ergebnisse immer gleich, Verzögerungen, Change Requests und interne Unzufriedenheit.

Als Evaluationsberater müssen wir uns auch hinterfragen und den Vorwurf gefallen lassen, dass wir diese und weitere Fragestellungen während der Evaluation hätte stellen und klären müssen. Unser Anspruch ist es, perfekte Einführungsvorbereitungen zu gestalten. Haben wir unser Job nicht gut genug gemacht? Diese Frage ist weder mit «ja» oder «nein» zu beantworten, sondern «teilweise». Einige Punkte, wie z.B. interne Ressourcen, Stammdaten oder Change Management werden von unseren Beratern im Zuge der Evaluation immer wieder aufs Tappet gebracht, andere Punkte weniger.

Meiner Meinung nach treten die oben erwähnten Punkte nicht immer auf. Die Probleme akzentuieren sich unter folgenden Bedingungen:

Grösse und Komplexität vom Kunden: Umso grösser das Einführungsprojekt, umso mehr muss vorbereitet werden
Bei Applikationen, wo es funktionalitätsunterschiede zwischen Public und Private-Cloud-Editionen gibt
Sehr engen Zeitpläne, wo es wenig «spatzig» für Unvorhergesehenes gibt. Das gilt speziell zwischen der Evaluation und die Einführung.
Bei Business Transformationsprojekten wo die Geschäftsprozesse wesentlich verändert werden
Bei Situationen wo Daten aus verschiedensten Quellen zu einem einheitlichen Datenbestand zusammengeführt werden

Anforderungen an die Beratung

Die Beratungsindustrie, die sich auf die Evaluationen und Einführungen spezialisiert (wie z.B. die 2BCS AG) müssen hier methodisch aufrüsten mit der Zielsetzung:

Die kritischen Themen zu definieren
Arbeitspakete, um die Beantwortung der kritischen Themen methodisch zu unterstützen (wie soll vorgegangen werden)
Templates erstellen zwecks Strukturierung der Lösung zu den kritischen Themen (was muss erstellt werden)
Rollen der Akteure beschreiben (wer macht was)
Zeitpunkt definieren, wann diese Themen zu bearbeiten sind (wann)

Kritische Themen

Alignment

Strategieklarheit & Kommunikation
Leadership-Alignment

Business-Bereitschaft

Soll-Prozess Definition
Finanzielle Organisations-struktur

Technische Bereitschaft

Datenbereinigung & harmonisierung
RECIFW
IT-Architektur

Beteiligten und nicht-beteiligten

Kommunikations-konzept
Team-Ausbildung
Leadership-Ausbildung

Business Transformation

Programm-Management
ERP/CRM Projekt-management
Governance

Diese Liste, und das Konzept von «Phase 0» ist an die Arbeitsergebnisse vom Thirdstage Consulting angelehnt.

Zeitpunkt

Einige der oben genannten kritischen Themen sind von gewählten ERP-Applikation, von der Vorgehensmethode und vom Implementierungspartner abhängig. Somit können einige dieser Themen nicht vor der definitiven Produkt- und Partner-Auswahl durchgeführt werden.

Eine Verschiebung dieser Themen in die Einführung erachten wir als nicht ideal. In der Regel werden Subskriptionskosten schon ab Tag 1 der Einführung fällig. Dieser Kosten- und Zeitdruck macht die gründliche Auseinandersetzung und Entscheidungsfindung zu den oben genannten Themen schwierig.

Für die Vereinfachung der Diskussion nennen wir diese Phase «Phase 0» in Anlehnung die Methoden der Thirdstage Consulting.

Wer ist die 2BCS AG

Die 2BCS AG ist eine schweizerische Beratungsgesellschaft welches sich auf die Business Transformation bei mittelständischen Industrie- und Handelsgesellschaften spezialisiert hat. Die 2BCS AG unterstützt jährlich ca. 40 Kunden bei ihren Transformationen durch. Oft beinhalten diese Transformationen ERP und CRM Evaluationen und Einführungen und benötigen begleitende Change Management Aktivitäten.