Erfolgreicher Umgang mit Veränderung

Laut einer Studie von Gartner aus dem Jahr 2016 sind nur 25 % der ERP-Implementierungen erfolgreich. Das mag auf den ersten Blick entmutigend wirken, doch Herausforderungen und Hindernisse sind natürliche Bestandteile eines jedes Projekts. Und eine der grössten Herausforderungen in gross angelegten Unternehmensprojekten wird oft übersehen: das Change-Management.

Vor allem im Hinblick auf ERP-Implementierungen ist ein erfolgreicher Umgang mit Veränderungen entscheidend, um den Übergang zu einem neuen System zu erleichtern. Das erfordert eine sorgfältige Planung und strukturierte Prozesse – von Anfang an.

Sie fragen sich jetzt vielleicht: "Wie kann das Change-Management in einem erfolgreichen ERP-Projekt aussehen?" In unserem aktuellen Blogbeitrag liefern wir Ihnen Antworten auf diese Frage.

Change-Management als entscheidender Erfolgsfaktor bei ERP-Implementierungen

Change-Management ist ein entscheidender Erfolgsfaktor bei ERP-Implementierungen. Häufig wird die Bedeutung eines strukturierten Ansatzes zur Bewältigung von Veränderungen unterschätzt, was zu unnötigen Risiken im Projekt führen kann. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen unsere 4 Tipps für gezieltes Change-Management, durch die Sie Widerstände minimieren und eine erfolgreiche Umsetzung sicherstellen.

4 Tipps für erfolgreiches Change-Management im ERP-Projekt

1. Stellen Sie die richtigen Fragen zur richtigen Zeit

Einer der häufigsten Gründe dafür, warum ERP-Projekte scheitern, ist eine mangelnde Erklärung des Projektes im Vorfeld. Und hier sind wir schon mitten drin im Thema Change-Management. Denn das Ziel dessen ist es, alle beteiligten Personen dazu zu bringen, den Wandel zu akzeptieren. Der erste Schritt dazu ist das Verständnis, warum er notwendig ist. Und genau das müssen Sie im Unternehmen im Vorfeld thematisieren. Natürlich werden dabei viele Fragen aufkommen. Wichtig ist dann, dass es für alle angemessene Antworten gibt. Mit den folgenden Fragen sollten Sie sich im Vorfeld auf jeden Fall beschäftigen:

• Welche Herausforderungen haben wir mit unserem aktuellen System?
• Wie sehen Sie, dass das neue System diese Herausforderungen löst?
• Wie sehen die Vorteile für unser Unternehmen, unsere Abteilungen und die einzelnen Mitarbeiter aus?
• Wie wird das neue ERP unser zukünftiges Wachstum unterstützen?

Diese Fragen werden fast immer auftauchen. Die wichtigste Erkenntnis hierbei ist, diese Fragen frühzeitig zu stellen und sie während eines so intensiven Projekts im Auge zu behalten.

2. Nehmen Sie Widerstand an, er ist natürlich

Wenn von Anfang an alle zu 100 % an Bord wären, würde die Welt wahrscheinlich anders funktionieren – und unser Beitrag über Change-Management wäre gar nicht erst notwendig. Die Realität sieht hier allerdings etwas anders aus:

Zu Beginn eines Implementierungsprojekts wird es viele Projektunterstützer geben, insofern der Ruf nach einem neuen System gerechtfertigt ist. Andererseits sind die meisten Menschen gegenüber Veränderungen abgeneigt und haben eher die Schattenseiten des Projekts im Fokus. Selbst wenn sie die Notwendigkeit eines neuen Systems erkennen, fühlen sie sich möglicherweise wohler mit dem „Teufel, den sie kennen“. Entscheidend ist zu diesem Zeitpunkt: Finden Sie heraus, wer diese Personen sind. Entwickeln Sie einen Plan, um mit ihnen umzugehen und minimieren Sie so das Risiko für Ihr Projekt.

Wichtig ist dabei, die Auswirkungen des neuen Systems auf die Unternehmenskultur im Allgemeinen sowie und die Arbeitsweise dieser Mitarbeitenden zu kennen. Nur so können Sie die jeweiligen Bedürfnisse und Anliegen individuell berücksichtigen und mit jeglichen Reaktionen professionell umgehen. Behalten Sie immer im Hinterkopf: Widerstand ist natürlich und Ihr strategischer und geplanter Umgang damit der Weg zum Ziel. Und am Ende können die grössten Widerständler sogar zu den grössten Unterstützern werden.

3. Lassen Sie Kommunikation keine Nebensache sein

Kommunikation ist immer dann unzureichend, wenn sie zu selten erfolgt und nicht die Informationen liefert, die die Menschen suchen. Der grösste Fehler besteht darin, zu denken, dass die Kommunikation mit dem Team nur dann erforderlich ist, wenn es etwas zu berichten gibt.

Erinnern Sie sich noch an die 25 % erfolgreichen Implementierungen vom Beginn unseres Beitrags? Diese hatten mit Sicherheit eine effektive Kommunikation, denn sie ist eng mit dem Erfolg verbunden. Und Sie werden sich wundern, wie einfach gute Kommunikation sein kann.

Für eine erfolgreiche Kommunikation, die ihr Projektteam effektiver und Ihre Implementierung erfolgreich macht, haben wir folgenden Tipp für Sie: Folgen Sie einem Kommunikationsplan, der folgende Fragen beinhaltet:

• Was müssen wir kommunizieren?
• Warum müssen wir diese Informationen weitergeben?
• Wann ist der beste Zeitpunkt, um zu kommunizieren?
• Wie und mit wem teilen wir die Informationen?

Erstellen Sie sich direkt zu Beginn Ihres Projektes einen Plan, der all diese Fragen und Antworten umfasst. Planen Sie damit genau und regelmässig, wann und mit wem Sie in welcher Phase des Projektes kommunizieren.

4. Verstehen Sie, wie effektives Lernen funktioniert

Damit Ihr Team den Übergang zu einem neuen ERP-System erfolgreich meistert, ist es entscheidend, das Lernen aktiv zu gestalten. Hier geht es aber nicht nur darum, Dokumentationen oder Schulungen bereitzustellen. Sie müssen tiefgehend verstehen,

• welche Auswirkungen die Veränderungen auf Ihre Kollegen haben und
• welche neuen Fähigkeiten sie benötigen.

Empathie ist hier der Schlüssel: Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Teammitglieder, um zu begreifen, welche Herausforderungen auf sie zukommen. Identifizieren Sie den besten Lernansatz für Ihr Team und stellen Sie sicher, dass regelmäßige Schulungsmöglichkeiten angeboten werden. So schaffen Sie die Grundlage dafür, dass Ihr Team sich sicher fühlt und als Profis mit dem neuen ERP-System arbeiten kann.

Fazit: Mit effektivem Change-Management zum erfolgreichen ERP-Projekt

Über den Erfolg eines ERP-Projektes entscheiden am Ende zahlreiche Faktoren. Einer der entscheidenden dabei ist sicherlich ein effektives Change-Management. Hier geht es vor allem darum, die eigenen Kräfte zu bündeln, Ängste zu überwinden und gemeinsam als Team an einem Strang zu ziehen. Doch wenn Sie das meistern, wird auch Ihr Projekt künftig zu den erfolgreichen 25 % gehören.

Wir als 2BCS AG profitieren im Bereich Change-Management von dem breiten Knowhow und Erfahrungsschatz unserer Mitarbeitenden. Gerne unterstützen wir Sie auf Ihrem Weg, Ihr neues ERP-System mit effektivem Change-Management einzuführen.

Für mehr Informationen oder individuelle Fragen zum Change-Management, kontaktieren Sie mich gerne unter [email protected].