IFS-Kunden stehen vor einer Neuerung; der Notwendigkeit ihre Verträge für Perpetual IFS-Lizenzen umzuändern und zu einer abonnementbasierten (Subscription) Nutzung der Lösung überzugehen. Denn das ist neuerdings die Voraussetzung für die Nutzung von IFS Cloud. IFS hat natürlich überzeugende Argumente dafür, die Kunden zu motivieren, ihre Verträge neu zu verhandeln. Die 2BCS AG hat umfangreiche Erfahrungen in der Gestaltung und Verhandlung solcher Verträge im Interesse unserer Industriekunden gesammelt. Neben der Beschreibung unseres Best-Practice-Ansatzes zeigen wir Ihnen heute auch 3 wesentliche Änderungen und mögliche Verhandlungsstrategien auf.

Aktuelle Situation

Die DACH-Region ist ein interessanter Hotspot für IFS. Aktuell nutzen rund 130 Kunden IFS, davon 30 die IFS Cloud und 100 IFS Applications 9 oder 10. Wir gehen davon aus, dass fast alle Kunden mit IFS Applications 9 und 10 Perpetual-Lizenzverträge mit IFS selbst oder einem Wiederverkäufer haben. Folgen wir nun mal der Definition von Google: "Eine Perpetual-Softwarelizenz ist eine Art von Softwarelizenz, die eine Person dazu berechtigt, ein Programm auf unbestimmte Zeit zu nutzen. Im Allgemeinen erlaubt eine unbefristete Softwarelizenz dem Inhaber, eine bestimmte Version eines Softwareprogramms gegen Zahlung einer einmaligen Gebühr kontinuierlich zu nutzen, sofern sie nicht gekündigt wird".

IFS erklärt, dass IFS Cloud (das neueste Produkt von IFS) nicht einfach eine weitere Version von IFS Applications ist, sondern etwas völlig Neues und Großartiges. Die bestehenden Perpetual Lizenzen gelten daher für IFS Cloud nicht. Folglich müssen Kunden, die IFS Cloud nutzen wollen, neue Subscriptions erwerben.

IFS versucht also, die Kunden davon zu überzeugen, zu IFS Cloud zu wechseln: Einerseits gibt es für ältere Versionen erhöhte Wartungsgebühren (auch als sog. Extended Maintenance bezeichnet), andererseits wird der Support für ältere Versionen gänzlich eingestellt. Wenn das mal keine zwingenden Argumente sind.

Unsere Erfahrung

Die 2BCS AG ist ein unabhängiges Schweizer Beratungsunternehmen, das sich auf die Unterstützung von Industriekunden bei der Auswahl und Implementierung von Business Software wie ERP, CRM und MES konzentriert. In den vergangenen Monaten haben wir zahlreiche IFS-Verhandlungen für unsere Kunden in der DACH-Region geführt. Ziel dieser Verhandlungen war es, einen neuen und günstigen Vertrag für die Umstellung von Perpetual IFS-Lizenzen auf Subskriptionslizenzen zu schaffen. 2BCS ist für diese Aufgabe hoch qualifiziert, da wir pro Jahr über 30 Implementierungsverträge verhandeln, davon 5-8 IFS-Verträge.

Der beste Weg in die Zukunft

Unsere Erfahrung zeigt, dass für diese Herausforderung ein dreistufiger Ansatz am besten geeignet ist.

In Schritt 1 konzentrieren wir uns auf die Dokumentation der Ist-Situation hinsichtlich bestehender Verträge, Lizenzen, Module, Benutzer und günstige (oder ungünstige) Vertragsparagraphen. Wir nennen diese Phase die "Deep-Dive"-Phase. Das Ergebnis ist eine Liste an Themen, die während der Verhandlungen angesprochen werden müssen.

Schritt 2 bezeichnen wir als "Get Ready"-Phase. In dieser geschehen zwei Dinge: Wir beauftragen IFS mit der Erstellung eines Vertragsentwurfs (Master Service Agreement, Order Form, Abonnement und Service Addendum) einschliesslich eines Angebots für die Umstellung. Parallel dazu erstellen wir einen Verhandlungsplan (Themen, Termine, Teilnehmer) einschließlich der erwarteten Ergebnisse auf der Grundlage von Benchmarks.

In Schritt 3 folgt die effektive Verhandlung nach dem oben beschriebenen Plan. Die Verhandlungsrunden (meist ca. 4-8) beginnen wir in der Regel mit der Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses der Situation und der Ziele. Danach diskutieren wir Vertragsfragen und die Ergebnisse werden gemeinsam festgelegt. Den Höhepunkt von Schritt 3 bilden die kommerziellen Verhandlungen am Ende. Diese bauen auf allen Elementen dieses Schritts auf. Häufig ziehen wir dabei verschiedene Personen hinzu, die uns bei den Verhandlungsrunden unterstützen – gelegentlich sogar ein Rechtsanwalt, um korrekte Formulierungen zu finden. Die drei Verträge (Master Service Agreement, Order Form und Addendum) werden laufend aktualisiert und diskutiert. Am Ende von Schritt 3 liegt ein ausgehandelter und unterschriftsfähiger Vertrag vor.

3 wichtige Änderungen, die sich auf die Umstellung auswirken

Eine der größten Auswirkungen von IFS Cloud auf die Lizenzierung ist die Handhabung von Lizenzen für Limited Task Users (LTU). In IFD Application 9 und 10 gibt es verschiedene LTUs. Diese LTUs konnten zusammen mit IFS so angepasst werden, dass sie zusätzliche Funktionen enthielten. Unternehmen nutzten dies aktiv, um Nutzern mit günstigeren LTU-Lizenzen die Möglichkeit zu geben, zusätzliche spezifische Aufgaben auszuführen. In IFS Cloud können die LTUs nun nicht mehr angepasst werden. Dies könnte dazu führen, dass LTU-Lizenzen nicht die benötigte Funktionalität ermöglichen und stattdessen ein Full User (FU) benötigt wird. Das ist natürlich teuer. Mögliche Lösungen sind hier: 1) Überprüfen und vergleichen Sie die alte und neue LTU-Funktionalität 2) Verhandeln Sie eine Ausweichstrategie, z. B. den Ersatz von LTUs durch FUs.

"Indirekte Nutzung von IFS" beschreibt eine Situation, in der Menschen oder Maschinen über eine Anwendung eines Drittanbieters (z. B. Novacura Flow, Power BI) auf IFS Daten oder Funktionen zugreifen. Andere ERP-Anwendungen haben hierfür Erlösmodelle geschaffen. Hier sollten 2 Strategien verfolgt werden: 1) Schließen Sie zukünftige Kosten für diese Situation im Vertrag aus und 2) schauen Sie sich die Global API's, die Preisgestaltung und die Nutzungsmodelle in IFS Cloud genau an. Durch den Kauf dieser günstigen Konnektoren kann die Haftung des Kunden für die indirekte Nutzung vermieden werden.

Die "Subscriptionlaufzeit" ist oft auf 60 Monate festgelegt. Das ist länger als die meisten Verträge in der Vergangenheit. Lange Lizenzverträge haben ihre Vorteile (bessere Rabatte, mehr Stabilität), aber auch ihre Nachteile. Die Nachteile sollten hier durch Mechanismen wie Inflationsbegrenzungen, Kündigungsklauseln, Rückkaufpreise für Module und Lizenzen, maximale Preiserhöhungen nach der Laufzeit, Verlängerungspläne usw. abgesichert werden.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen dabei hilft, sich in den tückischen Gewässern der Umwandlung von Perpetual IFS-Lizenzen zu Subscriptions zurechtzufinden. Wenn Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich gerne an uns.