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In diesem kurzen Beitrag stelle ich Ihnen drei Best Practices vor, die ich innerhalb meines letzten IFS Implementierungsprojektes angewendet habe. Als Berater unterstütze ich zahlreiche Kunden bei ihren Einführungsprojekten. In diesem speziellen Fall fungierte ich als Schulungsleiter.
Best Practice # 1: Beziehen Sie rechtzeitig die richtigen Personen mit ein
Innerhalb dieses Projektes haben wir mit einem Team von 36 Personen gearbeitet, die acht verschiedenen Prozessen angehören (Finanzen, Vertrieb, Logistik, ...). Nur wenige Wochen vor Schulungsbeginn haben wir gemeinsam über 500 verschiedene Szenarien aufgenommen. Das Schulungsmaterial und das finale System sollten so identisch wie möglich erscheinen. Daher haben wir den Zeitpunkt so spät wie möglich gewählt. Natürlich birgt diese Vorgehensweise einige Risiken. Als Schulungsleiter fühlt man sich schnell überfordert, die Anwender könnten nicht die nötige Unterstützung erhalten. Holen Sie sich daher am besten frühzeitig die richtigen Mitarbeiter mit ins Boot. Schon vor Aufzeichnungsstart sollten Sie pro Prozess mindestens eine Person in die Schulungssoftware einarbeiten. Diese fungieren dann als ClickLearn Koordinatoren und sind Experten für ihren jeweiligen Prozess. Sie können wiederkehrende Probleme lösen und Standardfragestellungen schnell beantworten. Der Schulungsleiter wird damit entlastet und kann sich auf die komplexeren Fragestellungen konzentrieren.
Best Practice # 2: Arbeiten Sie mit Checklisten
ClickLearn ist unkompliziert, neue Anwender finden sich in der Regel schnell zurecht. Doch wie so häufig, steckt hier der Teufel im Detail. Die erforderliche Bildschirmauflösung einzustellen, alle weiteren Anwendungsfenster zu schließen oder die entsprechenden Namenskonventionen einzuhalten scheinen auf den ersten Blick nur Kleinigkeiten zu sein, die aber, wenn sie vergessen werden, der erfolgreichen Erstellung von passenden Schulungsaufnahmen im Wege stehen. Frei nach dem Motto „gute Vorbereitung ist alles“ sind Checklisten für alle ein nützliches Best Practice, durch die vor allem Qualität und Konsistenz positiv beeinflusst werden und eine Menge Zeit gespart wird.
Best Practice # 3: Nutzen Sie eine moderne Kommunikationsplattform
Schulungsleiter, Schulungskoordinatoren und Anwender – alle beteiligten Experten müssen zusammenarbeiten. Der gesamte Schulungsprozess kann natürlich ganz konventionell durch E-Mailverkehr gesteuert und koordiniert werden. Dieser Weg ist jedoch sehr intransparent und zeitaufwendig. Als Schulungsleiter sollten Sie bestenfalls auf ein modernes Tool zurückgreifen können, welches die Zusammenarbeit vereinfacht. Alle Beteiligten sollten in Echtzeit auf die neuesten Informationen zugreifen und gleichzeitig arbeiten können. In unseren Projekten nutzen wir gerne eine Plattform, die wir gemeinsam mit der Trovarit AG einem Spin-Off der RWTH Aachen, entwickelt haben. Verschiedene Szenarien anhand der Prozesse zu gruppieren, entsprechende Anwender zuweisen, den Fortschritt der Inhaltserstellung zu steuern – diese Plattform bietet Ihnen alle Features und Informationen, die Sie als Schulungsleiter benötigen.
Die 2BCS AG wurde im Jahr 2006 als prozessorientierte, unabhängige Beratungsgesellschaft für Digitalisierung mit Sitz in St. Gallen und Zürich gegründet. Dr. Martin Brogli ist alleiniger Inhaber. Die 2BCS AG erstellt Applikationsstrategien, führt Evaluationen im ERP-, CRM- und MES-Umfeld durch und bietet Einführungsdienstleistungen an. Bis heute wurden über 250 mittelständische Industrie- und Handelsunternehmen in der Schweiz und im Ausland beraten. Gemäss NZZ ist die 2BCS AG die grösste und erfolgreichste unabhängige Evaluations- und Einführungsberatungsfirma der Schweiz. Das Erfolgsgeheimnis sind kompetente Berater und die Umsetzung von Wissen, Erfahrungen und Fähigkeiten zugunsten der Kunden.