Das Cutover Management ist ein sehr umfangreiches Themengebiet in jedem ERP-/Software-Implementierungsprojekt. Es birgt einige Herausforderungen wie beispielsweise die koordinierte Durchführung aller notwendigen Schritte und Aktivitäten, um den reibungslosen Übergang von der alten zur neuen Systemlandschaft zu gewährleisten. Dies umfasst die Planung und Durchführung von Datenmigrationen und -konvertierungen, die Integration aller betroffenen Geschäftsbereiche und -prozesse sowie die Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter bei der Nutzung der neuen Systeme. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Minimierung von Ausfallzeiten und Störungen während des Cutover-Prozesses. Ein effektives Change Management ist daher von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Cutover erfolgreich durchgeführt wird. In unserem folgenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Planung des Cutover nach unseren Erfahrungen angehen sollten, um Ihr Implementierungsprojekt erfolgreich abzuschliessen.

Mit einem klaren Ziel zum erfolgreichen Cutover

Allem zu Grunde liegt das klare Ziel für ein erfolgreiches Cutover Management:

Die Sicherstellung einer koordinierten Überführung vom Altsystem auf das Neusystem für den operativen Betrieb.

Ganz wesentlich für ein erfolgreiches Cutover Management sind dabei eine bedachte und vollständige Cutover-Planung. Im folgenden Teil erfahren Sie, wie die Hauptaufgaben innerhalb einer solchen Planung aussehen sollten.

Cutover Management: So gehen Sie die Planung an

Hauptaufgaben der Planung:

• Unterstützung im Rahmen der Go-Live Strategie:
  • Das Cutover Management unterstützt den Lenkungskreis des Projektes bei der Entscheidung für eine optimale Go-Live Strategie. Hierbei sind nach unseren Erfahrungen folgende Ansätze empfehlenswert:
    • Big Bang Ansatz: Das alte System wird heruntergefahren und sofort durch das neue System ersetzt – ohne Übergangszeit.
    • Paralleler Ansatz: Bei der parallelen Cutover-Strategie wird das Neusystem gleichzeitig mit dem Altsystem eingesetzt, bis die Genauigkeit und Zuverlässigkeit des Neusystems verifiziert werden kann.
    • Phasengeführter Ansatz: Die Reihenfolge der Funktionen für die schrittweise Umstellung nach Teilsystemen wird in der Regel entweder durch die Bedürfnisse der Benutzer oder durch die logische Abfolge der Funktionen bestimmt.
      
      
• Unterstützung hinsichtlich der Geschäftsprozesse:
  • Kreditoren und Debitoren für mögliche Lieferengpässe und Verzögerungen in der Warenannahme informieren.
  • Bestimmung der Dauer und des Zeitpunktes, in dem weder Bewegungsdaten noch Stammdaten der internen Geschäftsprozesse operativ verändert werden können.
    
    
• Definition von Fall Back Szenarien:
  • Für einige Projektszenarien kann ein Fall Back Plan sehr hilfreich sein. Sei es bei fehlerhafter Datenmigration, Ressourcenknappheit oder bei anderen essentielln Fehlern in der Software oder einer Schnittstelle. Ab einem gewissen Zeitpunkt sollten Sie sich Gedanken machen, ob ein Fall Back Sinn macht.
  • Typische Fall Back Szenarien sind beispielsweise: Wiedereinstieg ins Altsystem, Einsatz eines provisorischen Zwischensystems, etc.
    
    
• Erstellung eines Drehbuchs:
  • Innerhalb des Drehbuchs sollten Sie alle abzuarbeitenden Tätigkeiten in sämtlichen Projektebenen bestimmen. Dazu zählen beispielsweise:
    • Überprüfung/Korrektur der migrierten Stammdaten/Bewegungsdaten
    • Neuanlage/Erweiterung von benötigten Stammdaten/Bewegungsdaten
    • Überprüfung von Belegen
    • Überprüfung von Schnittstellen
  • Innerhalb der Planung und Durchführung müssen folgende Punkte nachverfolgt werden:
    • Abhängigkeiten der Aufgaben
    • Definition von Aufgaben, Zuständigkeiten, Deadlines: Was? Wer? Wann? Status?

Mit effektiver Planung zum Erfolg

Abschließend lässt sich sagen, dass eine effektive Planung für die erfolgreiche Umsetzung des Cutover-Managements in ERP-Projekten entscheidend ist. Dabei werden alle notwendigen Schritte und Aktivitäten koordiniert, um einen reibungslosen Übergang von der alten zur neuen Systemlandschaft zu gewährleisten. Ein wichtiger Tipp ist die frühe Einbeziehung aller relevanten Interessengruppen in die Planung und Durchführung des Cutover-Managements. Dazu gehören das IT-Team, die Geschäftsleitung und die Endanwender, die die neuen Systeme nutzen werden. So können Unternehmen sicherstellen, dass alle notwendigen Schritte und Aktivitäten berücksichtigt und alle potenziellen Herausforderungen berücksichtigt werden. Darüber hinaus sind eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten entscheidend für den Erfolg der Umstellung. Indem sie zusammenarbeiten und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten, können Unternehmen Störungen minimieren und den Übergang zu einem neuen ERP-System so reibungslos wie möglich gestalten.

Über die 2BCS AG

Die 2BCS AG mit Sitz in St. Gallen und Zürich wurde 2006 als unabhängiges, prozessorientiertes Beratungsunternehmen im Bereich Digitalisierung gegründet. Unser Angebot umfasst Digitalisierungsstrategien, Evaluationen im ERP-, CRM- und MES-Umfeld sowie Einführungsdienstleistungen. Mehr als 300 mittelständische Industrie- und Handelsunternehmen in der Schweiz und im Ausland haben unsere Dienste bisher in Anspruch genommen und gemäss der «Neuen Zürcher Zeitung» ist 2BCS die grösste und erfolgreichste unabhängige Evaluations- und Einführungsberatungsfirma der Schweiz. Unser Erfolgsgeheimnis sind kompetente Berater und die Fähigkeit, Wissen, Erfahrungen und Kompetenzen so einzubringen, dass unsere Kunden maximal davon profitieren.