Subscription-Verträge im ERP-Projekt: Mit SAP, Infor, Microsoft und IFS erfolgreich verhandeln

In den letzten Jahren haben alle vier grossen ERP-Anbieter – SAP, Infor, Microsoft und IFS – neue Versionen ihrer Produkte auf den Markt gebracht. Viele dieser modernen Lösungen sind cloudbasiert und beinhalten häufig Hosting- und Evergreen-Support-Modelle. Neben neuen Funktionalitäten stellen die Big 4 ihre Kunden vom „Lizenzkauf“ auf ein „Lizenzmietmodell“ um. Diese neue Form des Mietens wird als „Subscription“ bezeichnet. Eine Subscription ist eine Art Abonnement, mit dem den Kunden Nutzungsrechte, aber keine Eigentumsrechte übertragen werden. Die Nutzungsrechte beschränken sich in der Regel auf die Anzahl der Nutzer, Sprachen, Module und die Dauer der Nutzung. In der Regel werden Abonnementlaufzeiten von 60 Monaten vereinbart.

In den letzten zwei Jahren hat die 2BCS AG mindestens 30 Subscription-Verträge mit den oben genannten vier ERP-Riesen, aber auch mit vielen anderen ERP- und CRM-Anbietern verhandelt. Im Folgenden beschreiben wir Ihnen unsere Erfahrungen aus diesen Verhandlungen.

Subscription-Verträge im ERP-Projekt: So gehen Sie bei den Verhandlungen vor

Vor und Während der Verhandlungen sind vor allem drei Bereiche wichtig. Aus unserer Erfahrung heraus empfehlen wir, diese in der folgenden Reihenfolge zu behandeln:   

1. Anforderungen und Strategie des Unternehmens
   Definieren und dokumentieren Sie die funktionalen Anforderungen, z. B. welche Softwaremodule benötigt werden, aber auch wie viele und bis wann entsprechende Abonnements benötigt werden (also die Anzahl der Nutzer und der Lizenztyp)

2. Rechtliche Aspekte eines Software as a Service-Vertrags (SaaS) und Bestellformulars
   Ausgangspunkt sind immer die Verträge des Anbieters. Achten Sie hier darauf, dass die Interessen beider Parteien ausgewogen sind und weitere kundenorientierte Themen wie z.B. Nachkaufpreise, Indirekte Nutzung, Vertragsverlängerungen und No Suspension-Klauseln (siehe Blogs zu diesem Thema) in den Vertrag aufgenommen werden.
3. Kommerzielle Verhandlungen
   Kommerzielle Verhandlungen sind für Kunden aus zwei Gründen schwierig:
   Es gibt keine öff. Benchmarks dafür, was ein überhöhter und was ein „fairer Preis“ ist.
   2. Die Preisgestaltung hängt von vielen Faktoren wie Anzahl User, Vertragsdauer, Vorauszahlung und Verhandlungszeitpunkt ab. Für weitere Informationen dazu kontaktieren Sie mich gerne.

Einige Fakten über die Verhandlung von ERP-Subscription-Verträgen

• Auf die Grösse kommt es an
  Je umfangreicher der Vertrag ist, desto mehr Rabatt kann ausgehandelt werden. Ein Vertrag kann beispielsweise erweitert werden, indem zukünftige Benutzer hinzugefügt werden, die Vertragslaufzeit verlängert wird, das Abonnement mit Service- und Supportleistungen kombiniert wird oder weitere Optionen in den Vertrag aufgenommen werden. Auch die Möglichkeit der Vorauszahlung kann zur Kostensenkung beitragen.
• Das richtige Timing zählt
  Wie schon in den vergangenen 30 Jahren, hat sich eine Tatsache im Hinblick auf Vertragsabschlüsse nicht geändert: Der richtige Zeitpunkt zählt. Große Softwareunternehmen bezahlen ihre Vertriebsmitarbeiter auf Grundlage der in der Vorperiode getätigten Abschlüsse. Daher ist es empfehlenswert, die Schritte 1 und 2 zu Beginn eines Quartals durchzuführen. Schritt 3 sollte gegen Ende des Quartals bzw. Jahres verhandelt werden.
  
  
• Es geht nicht immer nur um’s Geld, aber meistens
  Schritt 1 und die Dimensionierung haben einen großen Einfluss auf das Ergebnis der Verhandlungen. Schritt 2 ist wichtig für die betriebliche und finanzielle Zuverlässigkeit. Die vielen anderen rechtlichen Fragen, die im Rahmen einer solchen Verhandlung auftauchen, haben unserer Erfahrung nach wenig oder gar keinen Einfluss – positiv oder negativ – auf das Ergebnis. Letztlich geht es den ERP- und CRM-Anbietern hauptsächlich darum, Abonnements zu verkaufen und einen Bonus zu erhalten.
• Riskantes Geschäft
  Durch Subscription-Modelle und Hosting-Vereinbarungen steigen die Risiken für den Kunden. Die Software ist nicht mehr Eigentum des Kunden, sondern wird lediglich gemietet. Ein solcher Mietvertrag kann gekündigt werden, und eine Kündigung zum falschen Zeitpunkt kann erhebliche Auswirkungen auf die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs haben. Hier müssen unbedingt Vorkehrungen zum Schutz des Kunden getroffen werden.

Abschliessend lässt sich sagen, dass die Verhandlungen von Subscription-Verträgen im ERP-Bereich eine sorgfältige Vorbereitung und eine strategische Herangehensweise erfordern. Die Definition der unternehmensspezifischen Anforderungen, die genaue Prüfung rechtlicher Aspekte sowie die geschickte kommerzielle Verhandlung sind dabei essenziell. Unternehmen sollten zudem stets die möglichen Risiken eines Subscription-Modells im Blick behalten und Massnahmen zur Absicherung treffen. Mit einer durchdachten Vorgehensweise und einem Gespür für den richtigen Zeitpunkt lassen sich sowohl faire Konditionen als auch langfristige Vorteile für das Unternehmen erzielen.

Für weitere Informationen zu Abonnementverträgen oder für individuelle Fragen, kontaktieren Sie mich gerne per E-Mail.